Hejlo chat
Chatløsningen Hejlo har en rekke nyttige funksjoner som bidrar til å gi en god brukeropplevelse for både støttesøkende og frivillige. All funksjonalitet er valgfri og konfigurerbar, og omfatter:
1-til-1-chat
All dialog foregår i utgangspunktet anonymt, sikret og 1-til-1.
Organisering av kø
Hvis organisasjonen ønsker det, kan besøkende ha alias eller kallenavn. Det er også mulig å spørre om alder, kjønn og liknende før oppstart av en chat. Den frivillige som besvarer samtaleanropet vil slik kunne ha informasjon om dette ved inngangen til dialogen.
Flagging sav samtaler
Den frivillige kan flagge samtaler for fremtidig oppfølging av koordinator/administrator.
Feedback
Koordinator/administrator kan gi den frivillige tilbakemelding på samtalen, dens innhold, forløp og forbedringspotensial, og den frivillige vil kunne besvare tilbakemeldingen.
Gruppechat
Det er mulig å lage en egen gruppechat, i et eget sikret, anonymt og fortrolig chatrom, der flere besøkende kan oppholde seg samtidig. Gruppechatten har også plass til flere frivillige og moderatorer, og en egen internchat for de frivillige.
Internchat
Hejlo har en egen internchat for alle frivillige som er innlogget. Her kan man samtale med andre frivillige som er innlogget, f.eks. om det er noe man lurer på, ting som oppleves vanskelige, om man trenger råd og veiledning i visse situasjoner osv. Internchatten ligger alltid åpen.
Intranet
Chatløsningen kan ha en egen forside der det er mulig å publisere dokumenter, artikler og nyheter m.m. Her kan det også opplyses om når den frivillige som logger seg inn skal chatte neste gang.
Innstillinger
Den frivillige kan bli varslet med lyd når det kommer nye meldinger og nye besøkende stiller seg i samtalekøen. Det er også mulig å skille chattene fra hverandre med ulike farger.
Organisering av kø
En egen køordning viser og regulerer pågangen. Chatten åpnes og lukkes med egne knapper. Det kan angis et maks antall besøkende. Den frivillige kan på forhånd bestemme hvor mange som kan stå i køen før nye besøkende får melding om at chatten er «full». Det er også mulig å stenge køen, dvs. at den frivillige selv kan sperre for at flere besøkende stiller seg i køen. Denne funksjonen kan være nyttig hvis det f.eks. er flere som står i køen og chatten snart skal lukkes.
Roller og rettigheter
Chatten har tre roller og rettigheter: Frivillige som har tilgang til å chatte, koordinator som har mulighet til å se andres samtaler og statistikk, og administrator som har tilgang til redigering av brukere.
Standardmeldinger
Det er mulig å skrive et sett av standardmeldinger som den frivillige kan benytte seg av ved svar.
Videresending
En samtale kan overføres fra en frivillig til en annen frivillig. Dette blir da som en ny samtale for den frivillige som samtalen overføres til.
Sanntidsvisning og oppfølging
Funksjonen «live view» tillater koordinator og administrator å se alle samtaler som pågår i sanntid, i en livevisning. Det er mulig å ha en 1-til-1-dialog mellom en frivillig og en koordinator eller administrator slik at den frivillige kan få veiledning underveis i samtalen.
Statistikk
Organisasjonen kan føre statistikk på bestemte tema. Det er opptil organisasjonen selv hva den ønsker å få svar på, typisk alder, kjønn, ulike problemstillinger osv. Hejlo har en egen statistikkvisning med grafer over antall samtaler, type samtaler, samtalenes lengde og andre forhold. Systemet kan tilpasses slik at den besøkende oppgir noe informasjon om seg selv og/eller opplevelsen av samtalen. Videre kan systemet settes opp slik at den frivillige som har svart på samtalen også besvarer noen spørsmål om samtalen etter at den er avsluttet. Dette er et nyttig verktøy når organisasjonen skal evaluere og forbedre sine tjenester, og rapportere om aktiviteten i tjenestetilbudet.
Historikk
Koordinator og administrator kan se samtalehistorikken og ved behov lagre samtalene, for notoritetens og læringens skyld, eller i statistisk øyemed.
Vaktoversikt
En egen funksjon gir en oversikt over hvem som til enhver tid skal bemanne chatten, hvem som er på vakt og hvem som er aktive i samtaler. Det kan sendes e-postvarsel til den frivillige om neste vakt. Det er også mulig å legge til andre organisatoriske og strukturelle funksjoner.